Quelles sont les étapes du processus achat en entreprise ?

Malgré le développement technologique auquel le monde fait face aujourd’hui, il existe de nombreuses entreprises qui n’ont pas encore adopté un processus d’achat spécifique pour la bonne marche de leurs activités. C’est un axe stratégique de croissance, voire indispensable pour optimiser la productivité de toute entreprise au XXIe siècle. Autrement dit, le processus d’achat est un ensemble de plusieurs opérations qui permettent d’aboutir à une décision d’achat d’un service ou d’un produit. Il faut préciser que les informations peuvent varier d’un processus à un autre en fonction du type d’achat. Pour vous permettre de prendre connaissance du processus achat en entreprise, nous vous proposons cet article qui présente les 10 étapes à suivre.

Exprimer le besoin

C’est la première étape du processus qui doit être assurée par une personne de l’entreprise à qui cette mission a été confiée. Cette expression du besoin est généralement effectuée par le prescripteur, ce qui permet de réaliser un achat en règle. Ainsi, un besoin mal exprimé engendre une prestation mal délivrée. Le mandataire a donc intérêt à bien réussir cette étape du processus.

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Procéder à la recherche de fournisseurs

Il s’agit ici de trouver des fournisseurs qui correspondent aux besoins de votre entreprise pour le processus achats. À cet effet, il faudra une connaissance avérée du marché ainsi que les acteurs qui le composent. Cette étape consiste principalement à isoler les meilleurs fournisseurs en tenant compte de vos besoins afin d’avoir une garantie d’un achat conforme.  

Faire la mise en concurrence

La mise en concurrence, encore appelée appel d’offre, est une étape qui est souvent associée aux marchés publics. C’est une procédure en plusieurs phases qui permet à l’entreprise de trouver les meilleurs fournisseurs ; ceux qui sont en mesure de répondre favorablement aux besoins exprimés.   

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Analyser les offres

C’est l’étape la plus intéressante qui permet d’examiner toutes les offres réceptionnées de  la part des fournisseurs dans le seul but d’établir une présélection des meilleurs.  

Sélection de l’offre

Cette étape consiste à conserver les offres les plus intéressantes pour la suite de l’analyse. Elle repose donc sur le respect des différentes modalités définies lors de l’expression du besoin et du système de qualification.

Faire la négociation

La réussite de cette étape est conditionnée par une bonne préparation de l’entretien afin d’obtenir un excellent rapport qualité/prix, un service compatible en fonction de vos besoins ainsi que les délais de livraison. La meilleure façon de préparer une stratégie de négociation est de définir les objectifs à atteindre, d’identifier les clauses tout en prenant en compte les forces et faiblesses de l’entreprise afin de créer une relation favorable pour un bon déroulement de votre collaboration.  

Valider l’offre

Avant d’engager n’importe quel processus de contractualisation, il est important de valider l’offre.

Enclencher la contractualisation

Pour délivrer le contrat fournisseur, il faut définir les modalités du partenariat dans le respect strict des conditions d’engagement. Pour y arriver, il est important de rédiger le contrat ; utile pour mieux encadrer la relation commerciale avec le fournisseur.

Effectuer le paiement

Le paiement désigne l’acte d’achat et représente la concrétisation de la relation contractuelle.  En cliquant sur ce lien, vous pourrez en savoir plus.

Faire le suivi des travaux  

Comme on le dit souvent, la confiance n’exclut pas le contrôle. Il est donc important d’engager un suivi efficace pour une bonne exécution des travaux.