La majorité des tickets ouverts au support MyPeopleDoc concernent des notifications jamais reçues. Le problème ne vient presque jamais d’un dysfonctionnement de la plateforme, mais de réglages côté utilisateur ou côté messagerie que personne ne prend le temps de vérifier. Nous passons en revue les points de paramétrage qui font la différence entre un coffre-fort RH silencieux et un espace réellement opérationnel sur My People Docs.
Filtrage email et onglets cachés : la vraie cause des notifications MyPeopleDoc perdues
Le réflexe classique consiste à vérifier le dossier spam. C’est insuffisant. Sur Gmail, les emails MyPeopleDoc atterrissent fréquemment dans l’onglet « Promotions » ou « Notifications », pas dans la boîte de réception principale ni dans les spams.
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Outlook web applique une logique similaire avec le dossier « Autres » du filtre Focused Inbox. Un salarié qui ne consulte jamais cet onglet peut passer des mois sans voir une seule alerte de dépôt de bulletin de paie.
Vérifiez les onglets Promotions, Notifications et Autres, pas seulement le spam. C’est le premier réglage à imposer dans toute communication interne liée au déploiement de la plateforme.
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Créer une règle de tri automatique
Nous recommandons de configurer un filtre dans le client de messagerie pour rediriger systématiquement les emails provenant du domaine PeopleDoc vers la boîte de réception principale. Sur Gmail, cela prend trente secondes via Paramètres > Filtres > « Ne jamais envoyer dans les Promotions ». Sur Outlook, une règle de boîte de réception suffit.
Sans cette manipulation, chaque nouveau document déposé dans le coffre-fort numérique risque de rester invisible, quel que soit le paramétrage côté MyPeopleDoc.
Notifications push sur mobile MyPeopleDoc : ce que l’application ne fait pas
L’application mobile MyPeopleDoc permet de consulter, télécharger et gérer le contenu du coffre-fort. En revanche, l’app mobile ne couvre pas toutes les alertes disponibles sur le portail web. Les notifications liées à la sécurité du compte ou à certaines opérations administrateur restent dépendantes du canal email.
Concrètement, un salarié qui désactive les notifications email en pensant que le push mobile prend le relais manquera des alertes de réinitialisation de mot de passe, de modification d’adresse ou de dépôt de documents spécifiques.
Paramétrage recommandé côté mobile
- Activer les notifications push de l’application MyPeopleDoc dans les réglages iOS ou Android (Paramètres > Notifications > MyPeopleDoc > Autoriser).
- Conserver les alertes email activées en parallèle, car le push ne couvre qu’une partie des événements du coffre-fort RH.
- Vérifier que le mode « Ne pas déranger » ou le mode économie d’énergie du téléphone ne bloque pas les notifications de l’application en arrière-plan.
Le push mobile est un complément, pas un substitut. L’email reste le canal principal de notification MyPeopleDoc.
Adresse email et sécurité du compte : les réglages qui bloquent tout
La récupération d’accès et la réinitialisation de mot de passe passent toujours par l’email rattaché au compte. Si cette adresse est obsolète (ancienne boîte professionnelle après un changement de poste, adresse personnelle abandonnée), le salarié perd toute capacité de récupération.
Nous observons régulièrement des situations où un collaborateur a activé son espace MyPeopleDoc avec une adresse email d’entreprise, puis quitte la société. Le coffre-fort reste accessible à vie, mais seulement si l’email de contact est mis à jour avant le départ.
Vérifications à effectuer sur le compte
- Confirmer que l’adresse email principale du compte est une adresse personnelle pérenne, pas uniquement l’adresse professionnelle.
- Tester la réception d’un email de vérification depuis les paramètres du compte pour s’assurer que la boîte est fonctionnelle.
- Activer la double authentification (2FA) si l’option est proposée, pour sécuriser la connexion sans dépendre d’un seul canal.
- Vérifier que le numéro de téléphone mobile associé au compte est à jour, notamment si la validation par SMS est utilisée.
Côté employeur : paramétrage de la distribution automatique des documents RH
Le problème de notification ne vient pas toujours du salarié. Côté administration, la configuration de la distribution automatique des bulletins de paie et documents RH dans MyPeopleDoc conditionne ce que le salarié reçoit.
Si le service RH n’a pas associé une adresse email valide au salarié dans l’annuaire étendu de la plateforme, aucune notification de dépôt ne partira. Le document sera bien présent dans le coffre-fort, mais le collaborateur ne saura pas qu’il doit aller le consulter.
Points de contrôle pour l’équipe RH
Avant chaque campagne de distribution (paie mensuelle, attestations, soldes de tout compte), nous recommandons de vérifier la complétude de l’annuaire salarié. Chaque fiche doit comporter une adresse mail valide et, si possible, un numéro mobile pour le SMS de confirmation.
Un document déposé sans notification associée équivaut à un document non distribué. Le salarié n’ira pas spontanément vérifier son coffre-fort chaque mois si rien ne l’y invite.
Le paramétrage du classement automatique par étiquettes (type de document, période, service) facilite aussi l’identification rapide des pièces par le salarié. Un bulletin classé sous la bonne catégorie réduit le risque qu’il soit ignoré ou confondu avec un autre document.
Gestion de la connexion après départ de l’entreprise
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc reste accessible au salarié même après la fin du contrat de travail, avec un espace de stockage personnel conservé sur une très longue durée. Cette continuité ne fonctionne que si les identifiants sont à jour au moment du départ.
Trop de salariés découvrent le problème au moment de constituer un dossier retraite ou de justifier d’une période d’emploi. Mettre à jour son email et son mot de passe avant de quitter l’entreprise devrait figurer dans toute checklist d’offboarding.
La connexion post-départ s’effectue via le même portail web. L’accès mobile reste fonctionnel à condition que l’application soit toujours installée et que les identifiants soient mémorisés ou récupérables.
Les réglages de notification MyPeopleDoc ne sont ni complexes ni nombreux, mais ils sont dispersés entre le client de messagerie, l’application mobile, les paramètres du compte et la configuration employeur. La plupart des notifications RH manquées se résolvent en moins de cinq minutes, à condition de savoir où regarder.
