Comment choisir un logiciel ERP ?

Le choix et la mise en œuvre d’un ERP (Enterprise Resource Planning) constituent un tournant clé dans la vie d’une entreprise :

• Si le projet ERP a été mené avec succès, ce sera l’outil qui vous permettra d’industrialiser votre activité et de dépasser le niveau de l’amateurisme.
• S’il y avait des erreurs dans le choix, la mise en œuvre de… la production d’un ERP sera éprouvée comme un choc et perturbe même fortement l’activité d’une entreprise. J’ai vu une entreprise où les ventes et la production pleuraient de colère parce qu’elles ne pouvaient plus charger ni gérer la fabrication.

La mise en place d’un ERP n’est donc pas un projet anodin, car il aura un impact sur le cœur de l’activité de l’entreprise, à savoir la production, la comptabilité, les fournitures… même les ressources humaines.

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Avec un ERP, le travail « tout le monde dans le coin » s’est terminé Outils et procédures informatiques, ERP conduit à une structuration de processus à l’aide de logiciels qui seront utilisés par tous.

Les points de départ pour choisir un ERP sont nombreux :

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• Améliorez la productivité globale de l’entreprise en équipant toutes les équipes d’un seul outil utilisé par tous.
• Simplifiez les processus et standardisez les produits et services grâce à la surveillance des activités.
• Réduisez la perte d’informations, de données, de connaissances… liées à l’interruption des flux dans les outils utilisés dans l’entreprise (CRM, comptabilité…).
• Accélérez les temps de traitement en collaborant sur un seul outil
• Arrêtez de travailler avec des fichiers Excel, copier/coller…
• Manque de visibilité et de rapports d’activité
• …

Toutefois, étant donné que l’ERP aura une incidence sur l’ensemble des activités de l’entreprise, la clé du succès viendra de l’adaptation de l’ERP aux activités de l’entreprise , de l’octroi de la concession minimale en durcissant le travail des employés.

D’où l’importance de penser bien avant vos besoins, vos spécificités… afin de choisir un ERP qui répond à toutes ces restrictions.

Comment choisir un ERP ?

Un ERP doit aller comme un gant, ou du moins ne pas être trop serré

En fait, tout comme un vêtement :

• s’il est trop petit, vous serez serré et bientôt vous serez gêné lors de vos voyages,
• S’il est trop gros, vous n’êtes peut-être pas à l’aise et vous avez l’air ridicule.

Par conséquent, vous devrez choisir entre :

• Un ERP « standard » qui offre moins de personnalisations mais sera plus rapide à installer, plus facile à dimensionner et moins cher à installer.
• Un ERP « haut de gamme », qui offre sur mesure mais coûtera énormément en paramétrage et en maintenance.

Pour choisir le bon logiciel, il existe quelques règles simples :

• Sélectionnez un éditeur qui possède déjà des références de votre secteur d’activité. En fait, s’il a fait face à plusieurs reprises aux problèmes des entreprises voisines, il saura quoi faire. Demandez donc systématiquement des références dans votre secteur d’activité, avec les noms des personnes que vous pouvez contacter.
• Demandez une démonstration de l’application et passez un « scénario » d’utilisation typique pour vérifier que l’application sait comment gérer ses détails par défaut.
• Do une spécification qui explique le fonctionnement de votre entreprise , vos restrictions, vos clients… afin que l’intégrateur puisse disposer d’informations tangibles.
• Assurez-vous que vous disposez de personnes compétentes en interne pour apporter de simples modifications de configuration et gérer des ajustements mineurs à la vie quotidienne. Si nécessaire, recrutez quelqu’un qui a déjà travaillé sur ce type de système.
• Obtenez un aperçu des principales solutions du marché, par exemple en visitant AppVizer.com, Getapp.fr, G2Crowd.com, capterra.fr , toutsoft.com… sachant que vous pouvez également utiliser Google.com et saisir vos mots clés (par exemple ERP industrie…). Vous pouvez également utiliser votre réseau professionnel ou personnel (Linkedin, Twitter, Facebook…) pour demander des noms de solutions CRM. Si vous disposez d’un budget suffisant, vous pouvez appeler un Consultant externe ERP qui vous guidera dans votre choix.
• Sélectionnez ensuite 5 solutions et faites-leur passer un « gros oral » pour choisir la solution la plus appropriée, avec une réponse à vos spécifications et, au pire, une réponse via un scénario de démonstration en direct.
• Dressez la liste des fonctions « essentielles » des rôles d’assistant, puis décrivez en mode « storytelling » comment travailler un employé, afin de vérifier que le logiciel sera en mesure de les traiter.
• …

Au niveau de la solution ERP, voici quelques éléments à vérifier :

• La durabilité de l’entreprise (un ERP est utilisé au moins 5 ans) et ses évolutions.
• Le nombre de personnes en soutien et en R&D
• Le nombre de références dans votre secteur
• Se mettre en main
• Une couverture fonctionnelle pour répondre à vos attentes
• Le « standard » (par défaut) et le « spécifique » (que nous devrons créer uniquement pour vous)
• Le coût du projet (installation initiale, configuration et options et maintenance annuelle…)
• …

Quelles sont les principales solutions ERP en France ?

ERP Vector System

Le marché de l’ERP s’est considérablement démocratisé avec une offre désormais très large, qui s’adresse des PME à la grande entreprise.

La société d’étude Gartner en liste plus de 20 dans sa comparaison :

Et g2crowd.com plus de trente ans :

Si nous nous nous concentrons sur le marché français, dans la gamme des ERP d’entrée de gamme, il existe de nombreux logiciels « intégrés », c’est-à-dire des logiciels qui se présentent comme un ERP, mais qui ont des bases de données distinctes, et qui ne sont en fait qu’un package avec un compte et une gestion d’entreprise avec 2 bases de données distinctes, mais qui communiquent entre eux (par exemple Sage 100 Enterprise…).

Même si ces paquets ne sont pas des ERP au sens approprié du terme (1 base de données commune unique), ils restent cependant de bonnes solutions pour configurer un ERP.

Voici la liste des principaux ERP pour les PME en France :

• PME IGP EBP  : après une jeunesse difficile (bug…), le produit s’est maintenant bien stabilisé, avec un très bon rapport qualité/prix.
• Sage 50 Cloud Ciel  : ergonomie plus simple, mais beaucoup moins fonctionnelle que ses concurrents, et un réel manque d’évolution depuis des années.
• Sage 100 Cloud Enterprise  : une ergonomie rustique, mais elle présente l’avantage d’être robuste et très rapide à installer (industrie…). D’autre part, cette solution n’est pas adaptée au service.
• Sellsy  : un ERP de nouvelle génération (dans le cloud réel et non dans les logiciels Windows installés dans le cloud comme Sage, Sky, EBP…) qui propose des modules CRM, eCommerce… mais qui manque parfois de profondeur fonctionnelle pour gérer tous les cas spécifiques.
• Wavesoft  : un ERP ergonomique an 2000, mais qui est attrayant en termes de fonctionnalité et de prix.
• CEGID  : Votre offre ERP est un peu faible par rapport à vos autres gammes de produits, mais elle reste un produit pertinent sur votre marché. Qualiac (acheté par CEGID) est une solution de référence sur le marché.
• Odoo  : C’est un peu une boîte à outils, avec beaucoup de modules. À réserver aux entreprises technologiques et aux exploitants de pirates informatiques.
• Dolibarr  : un ERP open source orienté TPE.
• Everwin GX  : ce n’est pas vraiment un ERP, c’est un autre qui est dédié aux entreprises de services.
• Divalto  : on remarquera surtout ses bonnes performances dans le domaine de la production et de l’industrie.
• …

À la fin, pour une PME, le choix sera entre Sellsy, Cegid, Sage, Odoo et EBP.

En ce qui concerne l’ERP pour les très grandes entreprises qui ciblent l’international, voici les principaux acteurs :

• Sage X3  : C’est un produit extrêmement personnalisable mais complexe à déployer.
• SAP  : les différents les outils restent assez monolithiques et conviennent mieux aux entreprises ayant des ambitions internationales. Les offres « PME » de SAP peuvent sembler attrayantes à première vue, mais elles sont beaucoup plus chères que les ERP concurrents (Ciel, Sellsy, CEGID…).
• Oracle : L’ERP d’origine est dépassé, mais NetSuite est l’une des bonnes solutions à étudier.
• INFO  : Défiant dans l’industrie, cette solution reste pertinente dans certains secteurs, avec de nombreuses personnalisations.
• Microsoft  : Encore une fois, le choix de Microsoft est dicté par le désir d’internationaliser, avec une grande influence américaine.
• …

En fin de compte, le quatuor leader d’une grande entreprise sera SAGE/SAP/Oracle (Netsuite) et Microsoft.

Comment réussir votre projet ERP ?

La mise en œuvre d’un ERP nécessite l’écoute et l’analyse du fonctionnement de l’entreprise.

Il est essentiel de valider dans la réalité opérationnelle le fonctionnement des employés, d’intégrer leur façon de travailler afin d’adapter l’ERP (ou d’adapter les processus internes et externes).

Dans le même temps, l’ERP est souvent présent pendant dix ans dans une entreprise, il faut donc anticiper les besoins (internationalisation, rapports…) afin de ne pas rester coincé dans une coque très rigide quelques années plus tard.

Par conséquent, vous devez formaliser fortement votre expression de besoin (spécifications), en expliquant précisément votre façon de travailler et vos spécificités. Tout le temps, elle investit dans la description du fonctionnement de l’entreprise, dans la reconstruction des processus… la mise en place du projet gagnera énormément de temps.

Sans analyse précise, vous risquez de configurer un CRM inapproprié à vos besoins qui vous empêchera quotidiennement plutôt que de vous aider à développer votre entreprise.

Le deuxième point est d’obtenir l’adhésion de l’équipe au projet , afin d’éviter l’effet de rejet sur la moindre erreur (le « Je vous ai si bien dit »/« J’étais sûr…).

Pour ce faire, il est nécessaire d’associer l’équipe d’exploitation au choix de l’application, mais surtout aux spécifications.

C’est pourquoi il est essentiel de choisir dans chaque département un référent qui sait le bon fonctionnement de l’entreprise et qui peut collecter des informations auprès de collègues.

Il est absolument nécessaire d’éviter de prendre un stagiaire, un informaticien… qui ne connaît pas les machines formelles et informelles de l’entreprise.

En fait, pendant 1 heure, vous passez à analyser la situation et à anticiper les problèmes, c’est 10 fois plus de temps que vous économiserez plus tard sur la résolution des problèmes et des adaptations.

Il est donc crucial de nommer les bonnes personnes au sein de votre équipe de projet ERP et de vous consacrer c’est le temps pour eux de faire ça.

Ces « utilisateurs clés » devraient devenir eux-mêmes des ambassadeurs ERP et rendre compte régulièrement de l’avancement du projet (la direction doit également envoyer des informations très régulièrement pour communiquer sur les jalons atteints).

Le troisième point clé, et non pas de faire une production « big bang », c’est-à-dire de tout changer pendant la nuit, mais plutôt de travailler par phases, pour commencer par des activités non stratégiques (par exemple, simplement un service, une gamme de produits, une région…), pour augmenter la puissance et résoudre les problèmes sans toucher au toute l’activité de l’entreprise.

Le quatrième point consiste à vérifier que les données intégrées dans l’ERP sont correctes et valides. En fait, si vous déposez tout simplement dans l’ERP sans aucune vérification (par exemple, une importation sauvage de données comptables, de fichiers clients…), vous obtiendrez un progiciel qui perdra sa crédibilité et dont les défauts seront systématiquement utilisés pour dénigrer le projet.

Le cinquième point est de choisir un fournisseur qui connaît vos négociations, ou qui travaille en mode « conseil » avec une forte dose de recommandation, pour vous indiquer quand vous devez faire des concessions et quand SLE peut être adapté à vos besoins.

Le sixième point est de contrôler votre budget, tout en prévoyant un budget supplémentaire de 25% pour faire face à des imprévus imprévus, imprévus imprévus, oubliés… qui font nécessairement partie d’un projet CRM.

Le septième point est de créer un comité de travail multidisciplinaire pour la création de l’ERP. Il est essentiel de nommer un chef de projet qui connaît le fonctionnement de l’entreprise afin qu’il puisse non seulement savoir comment fonctionne l’entreprise, mais aussi savoir comment prendre le soutien de ses collègues dans d’autres services.

En conclusion, le choix d’un ERP devrait être soigneusement pensé

La mise en place d’un ERP est essentielle pour « briser le plafond » du verre qui empêche une PME de croître. 

Cependant, le choix d’un ERP nécessite un travail réel d’analyse de l’existant et une bonne gestion de projet, avec l’hypothèse initiale que « le diable se cache dans les détails », et qu’en fait il sera nécessaire d’anticiper autant que possible les besoins et les situations.

Enfin, il est essentiel de savoir que ce n’est pas la solution ERP qui garantira le succès du projet ERP , car un bon ERP peut être un Berezina si vous choisissez un bon intégrateur, si vous avez un budget inadéquat ou si les besoins d’analyse et de surveillance du projet ont été mal exécutés. .

La mise en place d’un ERP est avant tout un projet humain et organisationnel, pas seulement un projet informatique.